Warum eine Todo Liste nutzen?

Die App Stores dieser Welt sind überflutet mit Todo Apps und Taskmanager. Warum sollten wir überhaupt eine Todo App verwenden und wenn ja welche? Meine ersten Versuche mit Todo Listen habe ich im Studium gemacht. Ganz „harmlos“ hab ich angefangen, mit der (vorinstallierten) Erinnerungen App in iOS und habe mich z.B. erinnern lassen das ich meinen Autohaus anrufen muss.

Ich habe angefangen mich an das System zu „gewöhnen“ und habe mir immer mehr Aufgaben abgespeichert.

Irgendwann jedoch kam die App Erinnerungen an Ihre Grenzen, bis heute haben ich verschieden Taskmanager getestet und bin jetzt aber bei einem bestimmten hängen geblieben.

Um es vorwegzunehmen mein Taskmanager der Wahl ist: Todoist. Warum erfahrt ihr am Ende dieses Artikels.

Warum also eine Todo Liste?

Zwei Hauptgründe für den Einsatz einer Todo Liste: Das Strukturierte erfassen und abarbeiten von Aufgaben.

Wer viele Aufgaben gleichzeitig erledigen muss, benötigt ein Tool, sei es das gute alte Papier und der Stift oder ein Taskmanager, um den Überblick zu halten. Ich nutze einen Taskmanager der mir dabei hilft den Überblick zu behalten und die richtigen/wichtigen Aufgaben zu erledigen. In diesem Artikel beschreibe ich mit welchen Methoden ich meine Aufgaben plane und welche App ich hierfür nutze.

Planning

In der Regel erledigt man durchschnittlich 5-7 Aufgaben pro Arbeitstag. Um von der eigenen Todo Liste nicht erschlagen zu werden, ist es sehr hilfreich seine Aufgaben zu planen. Diese Planung sollte man mind. einmal wöchentlich, besser einmal täglich durchführen. Ich persönlich führe meine tägliche Planung kurz vor Feierabend, für den nächsten Arbeitstag durch, hierbei setzte ich Prioritäten und lege meinen Task of the Day fest. Diesen Task erledige ich jeden Tag als erstes, hier habe ich meine Produktivste Phase des Tages. Somit ist morgens das wichtigste erledigt und ich kann mich anderen Dingen wie z.B. Meetings widmen.

Die Zwei-Minuten-Regel

Damit meine Liste nicht lang und länger wird, habe ich die Zwei-Minuten-Regel bei mir eingeführt. Was bedeutet das für meinen Taskmanager? Ich erfasse möglichst alle meine Aufgaben, jedoch lohnt es sich für bestimmte Mini-Aufgaben nicht diese in der Todo Liste anzulegen, diese Miniaufgaben erledige ich sofort.

Ihr bekommt eine E-Mail mit Terminvorschlägen – sofort nach dem Öffnen beantworten.

Warum? Aufgabe erfassen – Email beantworten – Aufgabe abhaken, Zeitaufwand ca. 5 Minuten. Die Aufgabe selbst nimmt max. 2 Minuten in Anspruch. Somit hätten wir die doppelte Zeit in Anspruch genommen für eine Miniaufgabe. Man sollte nicht versuchen perfekt zu sein, es gibt hierfür kein perfektes System. Jeder sollte für sich persönlich den besten Workflow finden.

Review

Ebenso wichtig wie die tägliche/wöchentliche Planung ist ein Review des Arbeitstages bzw. der Arbeitswoche. Das tägliche Review mache ich ebenfalls kurz vor Feierabend, vor der Planung des nächsten Tages. Ich sehe mir meine erledigten Aufgaben durch, erstelle neue Tasks die im Laufe des Tages aufgekommen sind oder passe  Prioritäten für nicht erledigte Aufgaben an.

Hierbei überprüfe ich nochmal ob ich alle wichtigen Aufgaben des Tages erledigt habe und mich in den wohlverdienten Feierabend verabschieden kann.

Todoist

Todoist ist für mich gleichzeitig Einfachheit und aber ebenfalls für komplexere Aufgaben/Projekte geeignet. Diese Funktionen finde ich persönlich z.B. bei den iOS Remonden oder Things nicht wieder. Entweder zu komplex oder zu einfach.

Todoist hat viele sehr nützliche Features in der Pro Version. Terminierte Aufgaben können in Kalender Apps angezeigt werden. Templates von „Projekten“ können importiert werden, was für mich ein Killerfeature ist.

Alles in allem zeigt sich Todoist als sehr einfacher Taskmanager mit gewaltigen Background Funktionalitäten. Deshalb ist Todoist meine Wahl.

Fazit

Ein Taskmanager kann helfen, die Produktivität zu steigern. Die perfekte Lösung gibt und wird es auch nie geben. Meine Empfehlung für euch ist, entwickelt eueren eigenen Workflow, bei dem Ihr euch nicht zu „tote“ plant.

Falls Ihr Fragen habt könnt ihr euch gerne bei mir melden.

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